Tooltip: Datensicherung mit Backup-Software
Backup-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug, um Datenverlust zu vermeiden. Egal ob Arbeitsdokumente, personenbezogene Daten oder Informationen über das Unternehmen – ein plötzlicher Verlust kann verheerende Folgen haben. Hier kommt Backup-Software ins Spiel: Sie erstellt Kopien Ihrer Daten und hilft dabei – richtig eingesetzt – diese sicher an einem anderen Ort abzulegen. So können Sie im Fall eines Systemausfalls, einer Cyberattacke oder eines versehentlichen Löschens auf die gesicherten Daten zurückgreifen. Backup-Software unterscheidet sich vor allem in ihrem Funktionsumfang und ihrer Bedienbarkeit. Wichtig ist, die richtige Lösung für die unternehmensspezifischen Bedürfnisse zu finden, um im Ernstfall bestens vorbereitet zu sein.
Wieso Sie Backups machen sollten
Datenverlust kann allen passieren, sei es durch Hardwareausfälle, Virenangriffe oder menschliche Fehler. Ein gutes Backup ist die Rettung in solchen Situationen. Mit einer zuverlässigen Datensicherungssoftware schützen Sie wichtige Dateien und Systeme vor Verlust. Es hilft Ihnen, im Notfall schnell auf Ihre gesicherten Daten zuzugreifen und den Betrieb ohne große Ausfallzeiten wieder aufzunehmen. Denn mit dem Einsatz einer Backup-Software bewahren Sie eine sichere Kopie Ihrer Daten auf, die jederzeit für Sie verfügbar ist.
Ebenfalls wichtig: Backups regelmäßig testen. Im Ernstfall sollten Sie über eine intakte Datensicherung verfügen. In einer Notfallsituation herauszufinden, dass eine Datensicherung beschädigt oder nicht wiederherstellbar ist, sind Szenarien, die es zu vermeiden gilt. Für die Vermeidung eines solchen Falles ist es zwingend erforderlich, die erstelle Datensicherung regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit zu überprüfen und eine „Testwiederherstellung“ zu probieren.
Backup-Arten kennen und nutzen
Backups lassen sich auf verschiedene Arten durchführen, die sich jeweils in ihrem Aufwand und Umfang unterscheiden. Das Vollbackup sichert alle Daten vollständig. Diese Methode erfordert zwar viel Zeit und Speicherplatz, ermöglicht jedoch eine einfache Wiederherstellung Ihrer Daten. Das inkrementelle Backup sichert nur die Änderungen seit dem letzten Backup. Diese Methode ist weniger zeit- und speicherintensiv, jedoch aufwendiger in der Wiederherstellung, da alle inkrementellen Backups seit dem letzten vollständigen Backup durchlaufen und zusammengeführt werden müssen, um den aktuellen Datenstand zu rekonstruieren. Das differentielle Backup sichert die Änderungen seit dem letzten Vollbackup. Die entsprechenden Teilsicherungen können relativ zügig durchgeführt werden und benötigen zunächst wenig Speicherplatz. Jedoch werden Sie umfangreicher, da die Änderungen zur letzten Vollsicherung Tag um Tag hinzukommen und erneut gesichert werden. Eine Kombination der Methoden ist ratsam, je nachdem wie viele Daten Sie haben und wie viele Änderungen Sie an diesen im Arbeitsalltag vornehmen.
Das bringt Ihnen eine Backup-Software
Eine Backup-Software bietet mehrere Vorteile im Vergleich dazu, Daten manuell und selektiv auf ein Speichermedium zu kopieren. So kann ein Backup-Programm Ihre Daten meist nicht nur auf externe Festplatten, sondern auch auf Backup-Cloud-Speicher, Netzwerkspeichergeräte (NAS) oder andere Orte sichern – und das sogar mithilfe einer Automatisierung. Eine Backup-Software kann Backups regelmäßig automatisch planen und durchführen, ohne dass Sie daran denken müssen. So wird sichergestellt, dass keine wichtigen Daten vergessen werden. Sie wählen dafür einen bestimmten Tag und Uhrzeit mit einem Zielort aus und schon geht’s los. Im Vergleich zu einer Backup-Software ist das manuelle Kopieren von Daten wesentlich fehleranfälliger. Es besteht die Gefahr, dass Sie das Backup komplett vergessen, wichtige Dateien übersehen oder nicht die neueste Version sichern. Eine Backup-Software überprüft und bestätigt, dass alle ausgewählten Dateien korrekt gesichert wurden. Eine Zentralisierung der Datensicherung meint, dass es eine zentrale Stelle gibt, der den Prozess der Datensicherung in einem Unternehmen anstößt und wo die Daten gesammelt werde. So erhalten Sie einen Gesamtüberblick zum aktuellen Stand der Datensicherung, was ab einer gewissen Anzahl von Mitarbeitenden sehr sinnvoll sein kann.
Um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, bieten manche Herstellende die Möglichkeit auf ein ‚unveränderliches Backup‘ der Daten. Herstellende sprechen gerne von „immutable Backups“. Solch ein immutable Backup stellt eine Methode zum Schutz von Daten dar, die sicherstellt, dass diese unveränderlich sind. Das bedeutet, dass sie nicht gelöscht, verschlüsselt oder geändert werden können. Es besteht nur noch der Lesezugriff. Damit dies jedoch verlässlich funktioniert, müssen einige Aspekte berücksichtigt werden. Zudem ist diese Funktion nicht etwas, auf das sich Unternehmen vollständig verlassen sollten. Diese sind beispielsweise nicht mit dem Speichern auf einmalig beschreibbare Datenträger (CDs oder WORM-Laufwerken (Write Once, Read Many) vergleichbar.
Die passende Backup-Software finden
Die richtige Backup-Software für das eigene Unternehmen zu finden kann eine Herausforderung sein. Einfach gelingt es, wenn Sie Ihren individuellen Bedarf analysieren. Welche Art von Daten (Dokumente, Fotos, Datenbanken, virtuelle Maschinen, E-Mails usw.) müssen gesichert werden? Wie viele Daten wollen Sie sichern und wie oft sollen Backups in Ihrem Betrieb durchgeführt werden? Fragen wie diese bilden die Basis, um sich mit den verschiedenen Softwaremöglichkeiten für die Datensicherung zu beschäftigen.
Außerdem sollte ein gutes Backup-Programm eine einfache Benutzeroberfläche haben und automatisierte Backups anbieten. Achten Sie auch auf die Art der Datensicherung: Möchten Sie Ihre Daten lokal auf einer externen Festplatte speichern oder bevorzugen Sie eine Backup-Cloud-basierte Lösung? Letzteres kann besonders nützlich sein, wenn Sie von verschiedenen Geräten aus auf Ihre Daten zugreifen möchten. Hierbei stellen sich jedoch weiterführende Fragen zur Sicherheit Ihrer Daten, da sie in so einem Fall auf „fremden Servern“ abgelegt werden. Achten Sie auch auf Wiederherstellungsoptionen. Eine gute Backup-Software ermöglicht es, verlorene oder beschädigte Daten schnell und effizient wiederherzustellen. Manche Tools bieten auch die Möglichkeit, das gesamte System wiederherzustellen. Schauen Sie nach, welche Sicherungsmethode von der Backup-Software unterstützt wird und ob sie mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist. Aber auch Aspekte wie der Kundensupport oder Kosten können entscheidend sein, welches Programm für Sie in Frage kommt.
Tooltip: Personal Backup
Personal Backup eignet sich sehr gut für die Basics und ist die bessere Alternative zur manuellen Datensicherung. Aufgrund der Reduktion auf die grundlegendsten Funktionen ist die Anwendung leicht zu bedienen. Neben Vollbackups unterstützt das Programm auch inkrementelle sowie differentielle Backups. Automatisierungen sind möglich. Die Auswahl der zu sichernden Dateien erfolgt verzeichnisweise. Alle Unterverzeichnisse werden dabei eingeschlossen und als Baum angezeigt, so dass Sie bei Bedarf einzelne Unterverzeichnisse ausschließen können. Dazu besteht die Möglichkeit auf weitere Filterbedingungen wie die Auswahl von bestimmten Unterverzeichnissen oder Dateinamen sowie der Ausschluss von bestimmten Dateitypen.
Personal Backup ist kostenfrei, aber nur für Windows verfügbar.
Tooltip: Veeam
Veeam gehört zu den Backup-Programmen mit einem umfangreichen Lösungsangebot. Es unterstützt alle Arten von Backups sowie Automatisierungen und ermöglicht Sicherungen auf Festplatten, Servern oder in der Cloud. Sowohl komplette Systeme als auch einzelne Partitionen und virtuelle Maschinen können gesichert und wiederhergestellt werden. Mit der Komprimierung Ihrer Daten können Sie Speicherplatz reduzieren und durch die Funktion zur Vermeidung doppelter Daten werden identische Datenblöcke erkannt und nur einmal gespeichert, was zusätzlich zu Einsparungen führt. Sobald eine Datei versehentlich oder von unbefugten Dritten geändert wird, erkennt Veeam das Eingreifen am Backup und gibt eine Fehlermeldung aus, dass Sie im Ernstfall schnell reagieren können.
Bei Bedarf lässt sich Veeam auch als "Managed Service" nutzen, also betreut durch externe Dienstleistende. Veeam ist kostenpflichtig und steht in unterschiedlichen Paketen zur Verfügung.
Tooltip: Macrium Reflect
Bei Macrium Reflect (auch Reflect X) handelt es sich um ein funktionsreiches Programm für eine umfassende Datensicherung. Es deckt sämtliche Backup-Arten und Automatisierungen ab. Die Sicherung lässt sich auf Festplatten, Servern oder in einer Backup-Cloud ablegen. Dabei können ganze Systeme, einzelne Partitionen, einzelne Ordner sowie virtuelle Maschinen gesichert und wiederhergestellt werden. Mit Macrium Reflect können Sie ein komplettes Backuparchiv wie ein virtuelles Laufwerk durchsuchen und Dateien gezielt "herauszuholen", nicht wie beim klassischen Wiederherstellen mit allen Dateien. Gesicherte Betriebssystem-Laufwerke lassen sich virtuell starten. Darüber hinaus lassen sich mit dieser Software Datensicherungen zentralisieren und ‚immutable Backups‘ mit Echtzeitüberwachung anlegen. Echtzeitüberwachung meint in diesem Zusammenhang, dass das Backup-System im Hintergrund aktiv ist und kontinuierlich prüft, ob in irgendeiner Form Änderungen an den Daten vorgenommen werden oder ob ein Angriffsversuch stattfindet und sofort darauf reagiert, in dem es jegliche Zugriffe auf die gesicherten Archive verhindert. So werden Befehle des Betriebssystems unterbunden und der Eingriff gestoppt.
Macrium Reflect ist kostenpflichtig verfügbar und wird für Windows angeboten.
Ratgeber-Reihe „Tooltip“
Mit welchem Hammer Sie den Nagel auf den Kopf treffen oder welche Bohrmaschine die richtige für Sie ist, können wir Ihnen nicht sagen. In unserer Reihe „Tooltip“ geben wir Ihnen dafür andere praktische Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie stattdessen Ihre digitale Sicherheit im Betrieb erhöhen.
